Responsibility Accounting and Reporting

Pengertian

Merupakan sistem akuntansi yang menghasilkan laporan biaya dan profit atas suatu aktivitas yang diserahkan kepada manajer yang bertanggungjawab untuk pengendalian. 

Responsibility accounting & cost control-the Traditional View

Merupakan langkah untuk memberikan informasi kepada manajemen supaya dapat melakukan evaluasi terhadap efisien dari penggunaan sumber daya yang ada

Cara : Menganalisis variance

= selisih antara budget (anggaran) dengan actual (yang sudah terjadi). Hal ini yang akan dijadikan dasar untuk dilaporkan kepada manajer yang kemudian akan digunakan sebagai dasar membuat keputusan.

Cost Control dengan cara Traditional View

artinya jika hasil evaluasi menunjukan penggunaan sumber daya tidak efisien dan cost yang digunakan juga tidak efisien, maka harus dilakukan identifikasi lebih mendalam apa sebab dan menentukan langkah selanjutnya.

Organizational Structure

Tiap Departemen memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing, jika ada departemen yang memiliki tugas yang sama dengan departemen lain maka bisa menimbulkan ketidakefisienan, dan berujung pada kerugian perusahaan.

Determining Who Control Cost

pihak yang yang berhak melakukan pengendalian dalam cost supaya dapat menekannya ialah pihak yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang sesuai dengan cost/expense yang dibebankan terhadap perusahaan. Misal seorang manajer di departemen produksi, ia harus melakukan pengendalian (control) cost yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi pada departemen produksi yaitu melakukan efisien dalam melakukan produksi barang, begitu juga departemen lain, sehingga orang yang berhak melakukan pengendalian cost ialah orang yang memiliki tanggung jawab atau tugas atas suatu departemen itu sendiri.

Responsibility for Overhead Costs

Pada beberapa perusahaan melakukan distribusi biaya dengan basis service hours, use hours dan basis lainnya. Distribusi dapat dianggap sebagai pembelian bagi departmen penerima alokasi dan penjualan oleh departemen layanan (service). Pembagian oleh department penerima dengan basis billing rate, sold-hour rate, charging rate, atau transfer rate. Perbandingan antara biaya aktual dan biaya budget adalah untuk memperoleh untung yang besar bagi perusahaan. Tingkat tagihan adalah salah satu fungsi dari level aktivitas dan efisiensi operasi departemen.

Langkah menentukan billing rate dari departemen pelayanan :

1. Memperkirakan biaya yang langsung dapat dilacak pada departemen pelayanan

2. Mengalokasikan biaya pabrik yang dianggarkan ke departmen layanan

3. Mengalokasikan biaya departemen layanan lain ke departemen layanan

4. Menentukan tingkat penagihan dengan membagi estimasi biaya oleh departemen layanan dengan jumlah jam dari layanan yang diestimasikan oleh departemen pelayanan akan lakukan selama periode tersebut.

Contoh  

Perusahaan memiliki dua departemen produksi yaitu fabricating dan asembly serta satu departmen layanan yaitu departmen power. Fixed maintenance cost adalah 150.000, variable cost 20.000 per jam, dan total biaya adalah 245.000. seperti gambar dibawah:

	Fabricating	Assembly	Power	Total
Budgeted maintenance hours	2500	1000	1500	5000
Actual maintenance hours	2600	800	1200	4600

berdasarkan data anggaran, pretermined billing rate departemen pemeliharaan adalah $50 per waktu pemeliharaan, terbentuk dari 30 biaya fixed dan 20 dari biaya variabel. Biaya yang ditagihkan adalah sebagai berikut:

	Fabricating	Assembly	Power	Total
Actual hour provided	2600	800	1200	4600
Billing rate per maintenance hour	50	50	50	50
Cost billed to user department	130.000	40.000	60.000	230.000

Kesimpulan : kelebihan dari biaya pada departemen pemeliharaan adalah $15.000 (245.000-230.000). 12.000 (150.000 - (30 x 4600)) dari 15.000 total perbedaan adalah dikarenakan underapplied. Hal ini disebabkan karena :

1. Kurang efisiennya kegiatan dalam departemen pemeliharaan

2. Perubahan harga unit dari satu atau lebih overhead

3. Kesalahan dalam jumlah anggaran

jika terdapat penggunaan dobel dari departemen pemeliharaan. Fixed cost adalah 50.000 dan anggaran biaya variabel adalah 10 cents per kilowatt hour listrik yang diproduksi. total biaya aktual 75.000.

	Fabricating	Assembly	Power	Total
Maximum kilowatt hour	150000	80000	20000	250000
Actual killowatthour use	145000	70000	15000	230000

Karena jumlah dari listrik dapat dikendalikan oleh pengguna, departemen power menggunaan dua struktur  tingkat penagihan. Fixed xost digunakan untuk menghasilkan layanan, dan biaya variabel digunakan berdasarkan tingkat predetermined yang berganda.

	Fabricating	Assembly	Power	Total
Maximum kilowatt hour	150000	80000	20000	250000
Fixed billing rate	0.20	0.20	0.20	0.20
Fixed cost chared	30.000	16.000	4.000	50.000
Actual kilowatt hour	145.000	70.000	15.000	230.000
Variable billing rate	0.10	0.10	0.10	0.10
Variabel cost chareged	14.500	7000	1500	23000
Total cost charged	44.500	23.000	5.500	73.000

Kesimpulan : total kelebihan yang ditagihkan kepada pengguna adalah 2000 (75.000-73.000). Tidak ada dari 2000 yang merupakan underapplied ( 50.000 - (0.20x250.000)). Total variace dari 2000 merupakan spending variance.

Responsibility Reporting

Merupakan program yang mencakup semua manajemen operasi dimana divisi akuntansi, cost, atau budget menyediakan laporan pengendalian secara periodik. Responsibility reporting merupakan fase pelaporan dari responsibility accounting.

            Menurut Traditional View, Responsibility reporting memiliki dua tujuan utama, yaitu :

1.      Untuk memotivasi organisasi/orang didalam perusahaan supaya memberikan performa terbaik, sehingga dapat mencapai efisiensi terhadap penggunaan sumber daya

2.      Untuk melakukan identifikasi jika terdapat inefisiensi dalam penggunaan sumber daya sehingga manajer dapat melakukan pengendalian dalam penggunaan cost.

Fundamental Characteristics of Responsibility Reports

1. Laporan harus sesuai dengan struktur jabatan masing-masing organisasi

2. Laporan harus konsisten dalam format dan isi setiap kali diterbitkan

3. Laporan harus tepat waktu

4. Laporan harus diterbitkan teratur untuk meningkatkan kegunaannya

5. Laporan harus mudah dimengerti

6. Laporan harus ringkas namun tidak menghilangkan unsur detail

7. laporan harus membandingkan antara kejadian actual yang terjadi dengan anggaran yang telah disusun, sehingga bisa dilakukan evaluasi

8. Laporan harus dapat dianalisis

9. Laporan untuk menagement operasi harus dilaporkan dalam unit fisik bukan dalam kurs mata uang, sehingga manajemen operasi dapat memahami dengan mudah tanpa melakukan penelitian yang lebih mendalam.

Flexible Budgets, Direct-Cost Variances, and Management Control

Flexible Budgets : Budget yang dapat disesuaikan dengan tingkat aktivitas actual & Budget Allowance. Aktivitas bisa berupa fixed cost dan variable cost.

Spending Variance : perbedaan antara biaya aktual dan budget allowance

Idle capacity Variance : perbedaan antara budget allowance untuk aktivitas aktual dan jumlah biaya yang diberikan, tingkat predetermined, ke produk yang diproduksi selama periode untuk departemen pengguna dari layanan yang diberikan

Variance : merupakan perbedaan antara hasil actual (actual result) dan performa yang diharapkan (budgeted performance).

Fungsi variance : sebagai evaluasi dan motivasi terhadap manajer suatu perusahaan.

Variance menyatukan fungsi perencanaan (planning) dan manajemen pengendalian dan memfasilitasi management by exception.

Management by exception : sebuah praktik dimana manajer lebih fokus terhadap keadaan atau area yang tidak beroperasi seperti yang diharapkan sedangkan untuk area atau keadaan yang sesuai yang diharapkan, manajer akan mengabaikannya.

Misalnya, jika suatu variance memberikan efek negatif(penururan) atas income atau owner’s equity maka manajemen akan melakukan penelitian mendalam kenapa hal tersebut bisa terjadi dan tindakan apa yang harus dilakukan untuk menindaklanjuti efek tersebut,hal ini bisa disebut dengan unfavorable variance, berlainan jika suatu variance memiliki efek positif(menambah) income atau owner’s equity maka manajemen akan mengabaikan hal tersebut, hal ini bisa disebut dengan favorable variance.

Static Budget VS Flexible Budget

	STATIC BUDGET	FLEXIBLE BUDGET
Waktu penyusunan	Disusun di awal periode	Disusun diakhir masa periode
Dasar penghitungan revenue dan cost	Ditentukan di awal periode	Menyesuaikan dengan unit Actual Output
Asumsi yang digunakan	Ditentukan di awal periode	Memakai asumsi yang digunakan oleh static budget (ditentukan di awal periode)
Lain-lain	-	Memiliki nama lain: Hypothetical budget
		Bersifat retroactively berdasarkan actual output periode